Une facturation à sa mesure pour une entreprise de tourisme de 30 salariés
Une application web sur mesure, ouverte dans le navigateur, sans rien installer. Mission livrée et en service chez le client, décrite sans le nom de l'entreprise, avec son accord.
Le point de départ
Une entreprise de tourisme qui vend des excursions et travaille avec des partenaires. Ce qui coinçait avec les logiciels standards :
- Plusieurs marques sous une seule société, chacune avec son logo, sa numérotation et son compte bancaire.
- Deux devises : l'une convertie à taux fixe, et des partenaires qui lisent leurs factures dans l'autre.
- Des factures qui détaillent chaque excursion : numéro de bon (le voucher), nom du passager, date de la prestation.
- Des partenaires tour à tour clients et fournisseurs.
- Des réservations prises dans FareHarbor, le logiciel de réservation de l'entreprise, qui doivent devenir des factures.
- Un existant à reprendre : des PDF de plusieurs pages, des classeurs Excel à une facture par onglet.
Ce qui a été construit
Ce que fait l'application en service chez le client, écran par écran.
Une fiche par marque
Chaque marque a sa fiche : logo, compte bancaire, numérotation des factures et des devis, mentions légales. Un sélecteur toujours visible passe de l'une à l'autre, et chaque document sort au nom de la bonne marque.
Le devis, puis la facture
On choisit le client, on ajoute les lignes, le total se calcule. Devis accepté : un clic, et il devient facture, lignes et notes comprises. Une facture se duplique aussi pour aller plus vite.
Plusieurs devises
Une devise se convertit à taux fixe, les autres au taux du jour. Une facture se télécharge en PDF dans la devise voulue, et le document précise que les montants sont convertis.
Des lignes qui parlent tourisme
Chaque ligne peut porter numéro de bon, passager, date de la prestation, nombre de participants et note. Les PDF suivent des gabarits réglables (en-tête, pied de page, couleurs, champs ajoutés), dont un propre aux réservations.
Les réservations FareHarbor
Une réservation créée ou modifiée dans FareHarbor arrive seule dans l'application, par webhook, et devient une facture. Une réservation annulée annule sa facture. Chaque envoi est vérifié, et une même réservation ne crée jamais deux factures.
Qui a payé, qui est en retard
Un paiement enregistré fait passer la facture en « partiellement payée » ou « payée », et une facture échue passe seule en retard. Le tableau de bord montre le chiffre d'affaires, les impayés et les retards par ancienneté.
Les relances par e-mail
Chaque jour, l'application repère les factures dont l'échéance approche ou est passée et envoie la relance par e-mail. Chaque envoi est noté sur la facture, réussi ou non, et une relance peut aussi partir à la main.
Reprendre l'existant
On dépose un PDF, même scanné ou de plusieurs pages, ou un classeur Excel : l'IA en lit les dates, le client, chaque ligne et le total, avec un indice de confiance et ses doutes. Clients, fournisseurs, factures et devis se reprennent aussi en masse depuis un tableur.
Un assistant qui connaît vos chiffres
Dans une bulle de discussion, on pose sa question avec ses mots. L'assistant répond à partir des données réelles de l'entreprise, grâce à 41 outils : recherche, statistiques, conversion de devises, création de devis, de factures et de paiements.
Une équipe, des rôles, un journal
Le propriétaire invite son équipe par e-mail et donne à chacun un rôle : administration, gestion ou lecture seule. Un journal garde chaque action, avec son auteur, sa date et ce qu'elle a touché.
Une journée avec l'outil
Un parcours type, reconstitué à partir des écrans réels, pas une journée réelle du client.
-
1
Le matin, la personne chargée de la facturation ouvre le tableau de bord : factures en retard, montants attendus. Les relances du jour sont déjà parties, chacune notée sur sa facture.
-
2
Les réservations prises la veille dans FareHarbor sont déjà là, chacune avec sa facture.
-
3
Un partenaire étranger demande un devis de groupe. Elle choisit la marque et le client, ajoute les excursions. Le partenaire accepte : un clic, le devis devient facture, qu'elle télécharge en euros pour lui.
-
4
Elle demande à l'assistant quels partenaires doivent encore de l'argent ce mois-ci : il répond à partir des factures réelles.
-
5
En fin de mois, elle dépose le relevé PDF d'une plateforme de réservation. L'IA le lit et signale ses doutes ; elle relit, choisit le client, valide. La facture est créée.
-
6
Un virement arrive. Elle l'enregistre, et la facture passe en « payée ».
Les garde-fous
- L'IA propose, une personne décide : une facture lue par l'IA n'est créée qu'après relecture, indice de confiance et avertissements sous les yeux. L'assistant, lui, a pour consigne d'afficher un récapitulatif et d'attendre votre accord avant de créer un devis, une facture, un client ou un paiement.
- Des droits par rôle (propriétaire, administration, gestion, lecture seule), vérifiés par le serveur à chaque action : la lecture seule ne modifie rien, et seul le propriétaire peut supprimer une société.
- Des données cloisonnées : un compte ne voit que les sociétés auxquelles il a accès.
- Pas de doublon : une réservation FareHarbor ne crée qu'une facture, un numéro de facture ne sert qu'une fois, et un devis converti en facture ne se modifie plus.
- Un journal de toutes les actions : connexions, créations, modifications, paiements, envois, avec leur auteur et leur date.
- Où vont les données : dans la base de l'application, chez l'hébergeur Railway. Claude, l'IA d'Anthropic, reçoit le document importé pour le lire, et les données dont l'assistant a besoin pour répondre à une question. Clients, fournisseurs, devis, factures et paiements s'exportent en CSV ou en Excel.
- Ce que l'outil ne fait pas : ni la comptabilité, ni le raccordement à une plateforme agréée de facturation électronique.
Ce que ça change
Dans les mots du client, sur Google : une application « adaptée à nos contraintes particulières », qui a « amélioré radicalement nos méthodes de travail ». Lire l'avis sur Google →
Côté outil : chaque marque facture sous son identité, les réservations FareHarbor arrivent sans saisie, les relances partent seules et le statut suit les paiements. Aucun gain de temps chiffré n'est publié.
Pour qui c'est pertinent
Commerçants
Plusieurs enseignes sous une même société : chacune facture sous son identité.
Restaurateurs
Devis de traiteur ou de groupe : le même passage du devis à la facture.
PME dont les outils ne se parlent plus
Des factures éparpillées entre Excel, PDF et réservations : par où commencer.
Applications métier
Le service de cette mission : un outil construit autour de vos règles.
Automatisation de processus
Garder vos logiciels, arrêter de ressaisir : réservations reçues seules, relances automatiques, lecture de documents.
Agents IA supervisés
L'assistant de l'application, qui crée devis et factures après un récapitulatif à confirmer, en relève.
Questions fréquentes
Pourquoi un outil sur mesure plutôt qu'un logiciel de facturation du marché ?
Peut-on reprendre nos anciennes factures sans tout ressaisir ?
Nos données de facturation partent-elles chez une IA ?
Technologies : Python, FastAPI, React, TypeScript, PostgreSQL, WeasyPrint pour les PDF, webhooks FareHarbor, Claude (Anthropic) pour l'assistant et la lecture des documents, hébergement Railway.