L'administratif d'un cabinet d'expertise médicale, tiré de ses propres modèles
Une application de bureau, installée sur l'ordinateur du cabinet, qui part de l'ordonnance du juge et produit les documents à partir des modèles Word que le cabinet utilise déjà.
Le point de départ
Un cabinet de médecin expert, désigné par les tribunaux en dommage corporel et en responsabilité médicale. Chaque nouvelle expertise partait du dossier précédent : « enregistrer sous », puis tout remplacer à la main.
Ce que le cabinet voulait voir disparaître, dans ses mots : retaper les mêmes noms et adresses, refaire les convocations une par une, recopier la mission dans le rapport, reprendre un ancien dossier et tout écraser. Ce qu'il attendait : des documents générés tout seuls, et voir le document avant de l'envoyer.
Le vrai risque se cache dans ce « enregistrer sous » : un pré-rapport envoyé à toutes les parties avec le nom d'un autre patient.
Le besoin a été cadré avec un questionnaire à cocher de 57 questions en 13 sections, dont 33 essentielles, rempli sur téléphone pendant le rendez-vous. La saisie est gardée au fil de l'eau, même si l'écran se verrouille.
Ce qui est construit à ce jour
Personne au cabinet n'est informaticien : l'écran parle sa langue, sans aucun terme technique.
Le modèle, donné une fois
Un ancien document Word, tel qu'il est. L'application repère ce qui change d'une expertise à l'autre (noms, numéro RG, dates, ancienne affaire), et on vérifie une fois.
L'expertise ouverte depuis l'ordonnance
L'ordonnance, en Word ou en PDF scanné, glissée sur l'écran d'accueil : parties, avocats, tribunal, numéro RG, délais, provision et mission du juge, demande par demande.
Les pièces rangées toutes seules
Assignation, certificats et courriers se déposent ensemble, et chacun rejoint son expertise. Ce qu'ils apprennent remplit les documents d'avance.
Les convocations d'un coup
La date, l'heure et le lieu de la réunion, dits une fois : un fichier Word par destinataire, chacun à son nom.
Le pré-rapport et les courriers
Le modèle sort rempli : en vert ce qui est en place, en orange ce qui reste à écrire. De même pour la note aux parties, la prorogation, la consignation et le courrier au sapiteur.
Les dires et le rapport définitif
La lettre du dire déposée, la réponse écrite : le rapport définitif repart du pré-rapport, dires et réponses à leur place.
Un parcours type, de l'ordonnance au rapport
Tel qu'il est essayé aujourd'hui, sur des affaires fictives.
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1
Une ordonnance arrive, glissée sur l'écran d'accueil : l'expertise s'ouvre.
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2
La mission du juge s'affiche à côté de la page de l'ordonnance : on vérifie, puis on confirme d'un clic.
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3
La date de la réunion fixée, un clic produit toutes les convocations.
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4
Les pièces arrivent, par le portail ou par courrier, et se déposent ensemble.
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5
Après l'examen, le pré-rapport sort du modèle, mission recopiée. Le médecin expert écrit ses constatations, sa discussion et ses conclusions.
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6
Avant l'enregistrement, l'application signale tout nom, numéro ou date qui appartient à une autre expertise.
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7
Un dire arrive : on dépose la lettre, on répond, et le rapport définitif repart du pré-rapport.
Les garde-fous
Dans une expertise judiciaire, une erreur de document engage l'expert.
- La mission, mot pour mot : jamais résumée, et vérifiée face à la page de l'ordonnance.
- L'IA lit, l'expert écrit : elle retrouve des informations dans les pièces, sans rédiger de constatations ni proposer ou additionner de taux.
- Rien n'est cru sur parole : une information proposée doit figurer mot pour mot dans la pièce, sinon elle est écartée.
- Les expertises ne se mélangent pas : les fichiers reçus restent intacts, et ce qui appartient à une autre expertise est signalé avant l'envoi. L'expert décide.
- Les données restent au cabinet : expertises et pièces sont sur son ordinateur. Pour être lus, les documents reçus passent par un service d'IA européen (Mistral), le seul service extérieur appelé. Produire un document n'appelle aucune IA, et Setharkk Growth n'héberge rien. Mistral traite ces pièces en Europe, et le DPA qui encadre ce traitement (le contrat de sous-traitance exigé par le RGPD, texte européen de référence pour les données personnelles) est signé. Ce qui est prévu pour vos propres projets.
- Une sauvegarde à chaque fermeture, sur la clé USB ou le disque choisi.
- Des essais sans personne réelle, sur des affaires inventées.
- Ce que l'outil ne fait pas : il ne se branche pas sur Opalexe, ne rédige pas l'examen, et la dictée n'est pas encore construite.
Ce que ça change
Rien n'est annoncé avant la livraison : aucun temps gagné n'a été mesuré au cabinet. Dans les essais, chaque document part d'un modèle, jamais du dossier d'à côté, et la mission n'est plus recopiée à la main.
Ce qu'aucune pièce ne dit (le numéro d'expertise du cabinet, la date de consolidation) et tout ce qui engage l'expert restent au cabinet. La règle depuis le premier jour : automatiser l'administratif, sans ajouter de tâche.
Pour qui c'est pertinent
Cabinets et professions libérales
Expert judiciaire, avocat, cabinet qui écrit à partir de ses modèles : ce qui s'automatise sans toucher au fond du dossier.
Applications métier
Quand aucun logiciel du marché ne produit vos documents à votre façon : une application qui part de vos modèles et de vos règles.
Automatisation de processus
Si vos documents naissent déjà dans vos outils, les relier peut suffire, sans application nouvelle.
Application, site ou automatisation ?
Huit questions pour savoir ce que votre besoin appelle.
Générateur de cahier des charges
Pour poser votre besoin par écrit avant d'en parler.
Toutes les missions sont sur la page Réalisations, avec, à part, le logiciel de facturation et de paie que Setharkk Growth édite, une autre application de bureau.
Technologies : Electron · TypeScript · React · SQLite · Mistral pour la lecture des pièces · Word ou LibreOffice pour le PDF