Un agent IA dans HubSpot qui complète et range le fichier clients
Une entreprise travaillait déjà dans HubSpot, son fichier clients (le CRM). Un agent d'IA a été construit par-dessus : il fait le travail de fond, et une personne décide de chaque écriture. La vidéo montre une exécution réelle, sur un compte HubSpot d'essai.
Le point de départ
Le fichier clients se remplissait par des imports de listes de prospection, avec leurs traces habituelles : raisons sociales en majuscules, téléphones en tous formats, doublons, fiches sans SIREN ni interlocuteur, secteurs éparpillés entre des dizaines de codes NAF, opportunités de vente (les deals) sans responsable.
Un assistant qui résume une fiche ne règle rien de tout ça. Il fallait un agent qui agisse dans HubSpot, à une condition : ne toucher à rien sans accord.
Ce qui a été construit
Un seul moteur, utilisable depuis une fiche ou sur toute la base.
Dans la fiche : un onglet pour parler à l'agent
Sur une fiche entreprise, contact, opportunité ou ticket, un onglet ouvre une conversation en français. L'agent lit la fiche et ce qui y est rattaché, répond en quelques phrases, puis propose d'agir : compléter la fiche, créer un contact, ajouter une note, planifier une tâche.
Sur toute la base : neuf commandes de fond
Lancées par la personne qui gère le CRM :
- Compléter : le dirigeant trouvé dans SIRENE devient un contact à prospecter.
- Noter chaque compte de 0 à 100 selon le client idéal, calcul détaillé dans la fiche.
- Auditer : un rapport daté qui isole les ventes en cours à risque.
- Détecter les doublons (même SIREN, même site, ou même nom et même code postal), sans rien modifier.
- Fusionner ensuite les paires retenues, en gardant la fiche la plus complète.
- Normaliser les raisons sociales et les téléphones.
- Ranger par secteur, à partir des codes NAF.
- Réattribuer les opportunités ouvertes sans responsable.
- Proposer une répartition des prospects chauds entre commerciaux, selon la charge de chacun ; une personne la valide avant qu'elle soit écrite.
Puis les devis, les relances et le support
L'agent prépare un devis depuis une opportunité et le laisse en brouillon. Pour un devis qui expire sans signature, il crée une tâche de relance : une personne rappelle le client. Il trie les tickets de support, passe en urgent ceux qui attendent trop, et désigne les comptes prioritaires.
Une journée avec l'outil
Un parcours type, étape par étape.
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1
Le matin, la personne qui suit les comptes ouvre une fiche sans SIREN ni interlocuteur et écrit dans l'onglet : « résume et propose le prochain pas ».
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2
L'agent cherche lui-même l'entreprise dans la base publique, par son nom. En cas d'homonymes, il demande laquelle.
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3
Il résume ce qu'il a trouvé (SIREN, code NAF, effectif, dirigeant) et propose de compléter la fiche, de créer le dirigeant comme contact et de planifier un appel.
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4
Un bandeau montre exactement ce qui sera écrit : Autoriser ou Refuser. Rien ne part avant le clic.
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5
La fiche se met à jour ; l'agent dit ce qui a été fait et où est la sauvegarde.
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6
En fin de semaine, la personne qui gère le CRM lance l'audit et la recherche de doublons. La fusion tourne d'abord à blanc, puis elle confirme ou refuse.
Les garde-fous
- Lecture libre, écriture validée. Chaque écriture attend un clic sur Autoriser ; sans réponse sous dix minutes, c'est un refus.
- À blanc d'abord. La plupart des traitements par lot montrent l'avant et l'après sans rien écrire ; les deux qui écrivent dès le lancement (notation, recherche des dirigeants) se valident avant de démarrer.
- Des fusions verrouillées. Irréversibles, elles exigent une confirmation explicite (
--confirm), une détection récente sur le même compte et une nouvelle vérification de chaque paire. Deux SIREN différents ne sont jamais un doublon, deux homonymes de départements différents non plus. - Une sauvegarde et un journal. Les champs modifiés par lot sont copiés avant, et restaurables ; chaque validation, refus et création est consigné.
- Ce qu'il ne fait pas. Il n'écrit jamais au client et n'attribue pas d'office les prospects à un commercial. Un texte glissé dans une fiche n'est jamais pris pour un ordre. Le tri des tickets, par mots-clés, peut se tromper sur un cas nuancé : il le signale.
- Où vont les données. Les clés d'accès restent sur le serveur ; le compte réel ne s'ouvre que par un réglage, jamais depuis la conversation. Le contenu des fiches consultées passe par le modèle d'IA Claude. Pour votre projet, l'agent tourne en Europe par défaut, ne transmet au modèle que les champs utiles de chaque fiche, et le service d'IA signe un contrat de sous-traitance (DPA) ; un modèle local reste possible pour des fiches sensibles, choix fait au devis.
Ce que ça change
- Une fiche incomplète se complète sans quitter HubSpot, depuis une source publique vérifiable.
- Les doublons sont triés par des règles écrites, et chaque fusion est montrée avant d'être faite.
- L'audit sépare, affaire par affaire, les ventes en cours solides de celles qui ont un problème.
Aucun gain de temps chiffré n'est annoncé : il se mesure sur votre propre base.
Pour qui c'est pertinent
Cabinets et professions libérales
Un cabinet qui suit clients et prospects dans un CRM retrouve les mêmes fiches incomplètes et les mêmes doublons.
PME dont les outils ne se parlent plus
Quand les commerciaux vivent dans HubSpot, un fichier propre est la première pièce à remettre d'aplomb.
Agents IATrier vos demandes avec l'IA
Le service dont vient cet agent : une mission, vos outils, et la main rendue avant d'écrire.
Prospection B2BTrouver des clients professionnels
Retrouver le dirigeant, noter les comptes, préparer la répartition des prospects chauds : la base d'une prospection sérieuse.
Toutes les réalisations
Les autres missions clients, décrites sans nom.
Technologies : JavaScript (Node.js), API HubSpot, carte HubSpot en React, Claude, base SIRENE (recherche-entreprises.api.gouv.fr).