Un agent qui saisit dans Digiforma, une personne qui valide chaque écriture
Une session complète dans Digiforma : fiche entreprise, programme, dates, formateur, stagiaires, financement, devis. Cet agent en fait la saisie à partir d'une demande écrite en français. Il propose, une personne valide, puis il écrit. Samir l'a construit et le montre sur un compte Digiforma d'essai, avec des données fictives.
Le point de départ
Un organisme de formation qui gère ses sessions dans Digiforma travaille dans un logiciel complet, donc exigeant : beaucoup de champs, et un ordre à respecter. Quatre pièges vérifiés sur le compte d'essai pendant la construction de l'agent :
- un programme sans description ni contenu est compté comme absent ;
- une entreprise laissée en prospect ne compte pas comme cliente ;
- sans prix de vente, le chiffre d'affaires des rapports reste à zéro, même avec un financement OPCO ;
- un stagiaire inscrit mais pas placé sur les dates reste invisible.
S'y ajoute, pour chaque nouvelle entreprise cliente, la recherche de son SIRET, de sa convention collective et de son OPCO.
Ce qui a été construit
Une fenêtre de discussion ouverte à côté de Digiforma, reliée à lui par son branchement officiel (son API). La personne chargée de l'administratif y écrit sa demande avec ses mots ; le résultat apparaît dans Digiforma au rafraîchissement.
Retrouver les entreprises
Depuis un nom, il consulte la base publique des entreprises (SIRET, code d'activité, effectif, adresse, convention collective), puis crée ou complète la fiche.
Trouver l'OPCO
Il lit l'OPCO de rattachement dans les données publiques de France compétences, à partir du SIRET ; à défaut, il le déduit de la convention collective. Introuvable : il le dit et laisse la case vide.
Monter une session
La session, son programme avec description et objectifs, ses dates par demi-journées, la salle, et le formateur placé sur toutes les dates.
Inscrire et facturer
L'entreprise devient cliente de la session, ses stagiaires sont inscrits et placés sur les dates. Puis le prix de vente, le dossier de financement, le devis, la facture et la convention marquée signée.
Surveiller les dossiers
Sur simple question : conventions non signées, clients sans financement, sessions à venir sans formateur, devis en attente. En fin d'année, il prépare les chiffres du bilan pédagogique et financier (BPF).
Une journée avec l'outil
Un parcours type, tel que la démonstration le déroule, sur un exemple fictif : deux salariés inscrits à une formation de deux jours.
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1
Le matin, vous demandez quels dossiers sont à corriger. L'agent lit Digiforma et vous donne la liste.
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2
Une entreprise confirme sa formation. Vous l'écrivez en une phrase : entreprise, intitulé, dates, formateur, stagiaires, prix.
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3
L'agent retrouve l'entreprise dans les données publiques, OPCO compris, et annonce son plan avant d'agir.
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4
Chaque écriture arrive en une ligne, avec deux boutons : Autoriser ou Refuser. Vous validez au fil de l'eau.
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5
Avant de conclure, il relit la session dans Digiforma, liste ce qui manque et propose la correction.
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6
Il finit par un point : ce qui est fait, refusé ou échoué, et ce qui reste à la main.
Les garde-fous
- Rien ne s'écrit sans accord. La lecture est libre, chaque écriture attend votre clic. Un refus est respecté.
- Pas de doublon. L'entreprise est reconnue à son SIRET, le stagiaire à son email ; ce qui existe est réutilisé.
- Vérifié. Ce qu'il relie à une session est relu dans Digiforma.
- Aucune suppression. Il n'a aucun outil pour effacer une fiche, une session ou un devis.
- Rien d'inventé. Une information introuvable reste vide, et c'est dit.
- Les données ne sont pas des ordres. Une note qui ressemble à une consigne est signalée, jamais exécutée.
- Tout se voit. Chaque lecture et chaque écriture s'affiche dans la conversation, avec son résultat.
- Une personne, sur son poste. Pas de comptes ni de rôles : l'outil tourne sur l'ordinateur de celle qui s'en sert.
Où vont les données
Elles restent dans le compte Digiforma : l'agent n'a pas de base à lui, et la conversation s'efface à l'arrêt. Dans la démonstration, ce sont des données fictives, sur un compte d'essai. Pour comprendre une demande, l'agent s'appuie sur Claude, le modèle d'IA d'Anthropic, qui reçoit ce que l'agent lit à ce moment-là. Pour un vrai projet, tout se fixe au devis : serveurs européens par défaut, modèle local possible si les dossiers des stagiaires sont sensibles, et une demande de non-conservation (ZDR) adressée au fournisseur d'IA, libre de l'accepter ou non.
Ce que l'outil ne fait pas
Il ne génère pas les documents (conventions, convocations, certificats) et ne gère ni les émargements ni les modules en ligne, fermés à l'API. Il ne refait pas les envois automatiques de Digiforma. Il prépare les chiffres du BPF, pas le formulaire. Et il ne dépose aucune demande de financement auprès d'un OPCO.
Ce que ça change
C'est une démonstration : aucun gain de temps n'est chiffré ici, il se mesure chez vous. Voici ce qu'elle montre.
- La saisie se décrit au lieu de se cliquer.
- Les oublis sont repérés avant de conclure.
- Les fiches entreprises viennent des sources officielles.
- La décision reste humaine.
Pour qui c'est pertinent
Pour un organisme de formation ou un formateur qui gère ses sessions dans Digiforma.
Coachs, consultants, formateurs
Votre métier : ce qui s'automatise autour d'une session, des convocations aux attestations.
Agents autonomes IA
Quand chaque demande diffère et doit être comprise avant d'agir : c'est le cas ici.
Automatisation de processus
Quand la saisie suit toujours le même chemin, une automatisation simple suffit souvent, sans agent.
Pour vous situer, deux outils gratuits : le diagnostic agent, chatbot ou automatisation et le calculateur de gain de temps.
Questions fréquentes
L'agent peut-il modifier Digiforma sans mon accord ?
Retrouver l'OPCO de mon client, est-ce une prise en charge du financement ?
Faut-il changer de logiciel pour avoir un agent comme celui-ci ?
Technologies : JavaScript, API GraphQL de Digiforma, Claude (Anthropic), base publique des entreprises (SIRENE), service OPCO de France compétences.