Un espace Notion prêt et un brief à relire pour chaque nouvelle cliente
Une accompagnatrice indépendante, coach d'entrepreneuses, accueille chaque nouvelle cliente avec un questionnaire détaillé. Son tableau de bord prend la partie répétitive de cette arrivée : l'espace Notion se crée seul, et l'IA (Claude) prépare un brief, c'est-à-dire une fiche de préparation. La séance, elle, n'est pas touchée.
Le point de départ
Chaque nouvelle cliente remplit d'abord un questionnaire détaillé : son parcours, son activité, ce qu'elle vend, ce qui la freine. Avant le premier rendez-vous, l'accompagnatrice lisait tout, en tirait l'essentiel, choisissait ses premières questions et cherchait la formule la plus adaptée, de la séance ponctuelle à l'accompagnement sur plusieurs mois.
Il fallait aussi ouvrir l'espace Notion de la cliente : une page d'accueil, puis les quatre mêmes pages de son modèle. Un travail utile, mais identique à chaque arrivée, et pris sur le temps de l'accompagnement.
Ce qui a été construit
Cinq briques, toutes branchées sur l'espace Notion qu'elle utilisait déjà.
Le formulaire « Nouvelle cliente »
Elle tape le nom et l'email de la cliente, choisit la formule signée et, si elle l'a déjà, colle les réponses au questionnaire. Un clic lance l'arrivée.
L'espace Notion, créé seul
Une page d'accueil au nom de la cliente (bienvenue, date d'arrivée, formule, email), puis les quatre pages de son modèle habituel. Avant toute création, l'outil vérifie qu'aucune cliente du même nom n'existe.
Le brief, rédigé par Claude
Dans la page « Points clés » : un portrait et le stade de l'activité (lancement, croissance, optimisation, changement de cap), les forces, les difficultés classées par importance, trois à cinq questions ouvertes pour la première séance, un plan d'action par étapes et la formule qui semble convenir, avec ses raisons.
La vue d'ensemble, en direct
À chaque ouverture, le tableau de bord relit Notion : nombre de clientes, arrivées de la semaine, puis la liste complète avec, pour chacune, brief prêt ou en attente, dates et lien direct vers sa page.
Une synthèse sur toutes les clientes
Claude relit l'ensemble des briefs et fait ressortir quatre tendances : difficultés qui reviennent, profils qui vont avec telle formule, sujets qui montent, freins partagés. Chacune indique de quelles clientes elle vient.
Une journée avec l'outil
Une nouvelle cliente vient de signer et a renvoyé son questionnaire.
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1
L'accompagnatrice clique sur « Nouvelle cliente », remplit le formulaire et colle les réponses.
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2
Si une cliente du même nom existe, l'outil s'arrête et propose : garder la fiche existante, changer le nom, ou créer quand même.
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3
L'espace Notion de la cliente apparaît, et Claude écrit le brief dans « Points clés ». Si l'IA échoue, l'espace reste créé et l'écran le signale.
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4
Sur le tableau de bord, la cliente passe en tête des arrivées récentes, brief coché.
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5
Avant la première séance, elle ouvre le brief, le relit et le corrige. Puis la séance se passe comme avant : entre elle et sa cliente.
Les garde-fous
- Un brief à relire, pas une décision : chaque brief est daté et porte la mention « à valider et enrichir si besoin avant la séance ». La formule proposée reste une suggestion : c'est l'accompagnatrice qui décide.
- Une consigne contre l'invention : l'IA ne doit citer un chiffre que s'il figure dans les réponses, et écrire « non précisé dans le questionnaire » quand l'information manque.
- Pas de doublon silencieux : une deuxième fiche au même nom demande un choix explicite.
- Les données restent dans Notion : l'outil n'a pas de base de données à lui. Seul le texte du questionnaire part vers Claude, pour rédiger le brief.
- Une trace simple : pas de journal séparé, mais chaque espace garde ses dates de création et de modification, et chaque brief sa date de rédaction.
- Ce que l'outil ne fait pas : il n'envoie rien à la cliente (le mail de bienvenue n'est pas branché dans cette version), ne suit pas les paiements et n'intervient jamais dans la séance.
Ce que ça change
Aucun gain chiffré n'est publié pour cette mission, et l'accompagnatrice ne s'est pas exprimée publiquement. Reste ce que l'outil fait réellement :
- l'arrivée d'une cliente tient en un formulaire, au lieu d'un espace monté page par page ;
- le questionnaire arrive déjà résumé, sous forme de fiche à relire ;
- chaque arrivée se voit d'un coup d'œil : espace créé, brief prêt ou en attente.
Pour qui c'est pertinent
Coachs, consultants, formateurs
Vous accompagnez des clients : ce qui s'automatise autour de vos séances (questionnaire d'arrivée, contrat, facture, relances), sans toucher à la séance.
Automatisation de processus
Chaque arrivée suit les mêmes étapes dans vos outils actuels, Notion compris : ce service les enchaîne à votre place.
Applications métier
Vous voulez, comme ici, un écran à vous qui rassemble vos clientes et leurs briefs.
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Toutes les réalisations
Les autres missions clients, décrites de la même manière.
Technologies : Next.js, React, TypeScript, API Notion, Claude (Anthropic).